Elementos orientadores de los planes
Objetivos
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar y se miden en términos cualitativos y están determinados para realizarse en un tiempo específico.
Los objetivos se caracterizan por que se establecen para un tiempo específico y sus resultados se miden cualitativamente, se clasifican en estratégicos, tácticos y operacionales.
Metas
De los objetivos se desprenden las metas como expresiones cuantitativas y concretas de los resultados esperados o lo que se pretende lograr o llegar en un determinado tiempo. Por ello, se miden de manera cuantitativa; por lo regular se establecen a corto plazo, por ejemplo, la cantidad mensual de producción de automóviles. Las metas son objetivos cuantificados que determinan la cantidad a lograr con base a los pronósticos de demanda.
Directrices
Son reglas que orientan la toma de decisiones e influyen en los planes y los programas, las definimos como pautas que establecen la manera de lograr las metas y realizar las actividades, son guías para la acción que señalan la manera indicada de manejar cualquier situación con objeto de uniformar las acciones a tomar, también se les denomina políticas; las directrices se pueden clasificar en estratégicas, tácticas y operativas.
Estrategias
Para lograr los resultados deseados que han sido establecidos por la dirección general, debemos marcar el camino para ello; la estrategia es la ruta seleccionada para lograr los objetivos de la organización, considerando los recursos con que se cuenta. La estrategia es un conjunto de metas y de directrices, es importante no confundirla con las tácticas.
Jerarquía de los planes
Es la subordinación de los planes tácticos y operativos a los estratégicos pero sin perder su integración para lograr los objetivos establecidos.
Elementos estructurales de los planes
Premisas
Las premisas son supuestos acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un plan. Uno de los pasos lógicos en la planeación consiste en establecer y obtener consenso para utilizar premisas críticas de planeación como son los pronósticos, las directrices básicas y los planes existentes de la organización; estas son suposiciones acerca del ambiente en el cual ha de ejecutarse. Las premisas pueden clasificarse en internas o externas
Pronósticos o predicciones
Son los escenarios o supuestos que se espera se den en el futuro, si este se pudiera conocer con un ciento por ciento de certeza y exactitud, la planeación sería un juego de niños; sin embargo, en las condiciones actuales es difícil y complicado hacerlo, ya que las predicciones futuras de lo económico, político, social, cultural, legal y tecnológico tienen un alto grado de incertidumbre.
Se pueden hacer pronósticos cualitativos y cuantitativos con base en la extrapolación, considerando las tendencias pasadas y presentes para proyectar las futuras.
En la elaboración de los pronósticos es necesario determinar los estándares del desempeño para conocer los alcances del pronóstico establecido.
Marcos e índices
Los marcos son el conjunto de elementos humanos, materiales y técnicos que forman un todo en determinadas condiciones, es decir, el contexto o los límites de aplicación en que se debe dar la ejecución de los planes.
Los índices son las cifras o datos numéricos que se establecen en los planes. Estos indicadores de tipo estadístico o referencias estadísticas conforman el ambiente, determinando los límites en los cuales se pueden llevar a cabo los planes.
Extensión
Es el área, ámbito, campo o magnitud de aplicación que abarcan los planes: plan general, a toda la organización, a un departamento o un área específica de la misma. Por ejemplo, la estructura funcional de la empresa se modificará en el tiempo, de acuerdo con los planes y programas que se establezcan para poder involucrar de manera correcta todos los recursos de la organización.
Especificidad
Característica de los planes y programas que denotan claridad y concreción del contenido de las partes que lo conforman, la especificidad también involucra precisión de las responsabilidades de los planes y programas por parte de los recursos que se utilizarán.
Flexibilidad
Adaptabilidad de la estructura de los planes o proyectos de trabajo a las condiciones futuras, tiempos, recursos, espacios, etc. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
Tiempo
Es la duración o temporalidad en la ejecución del plan, puede ser a largo, mediano o corto plazo.
Elementos de control de los planes
Presupuestos
Es un cálculo estimado de los resultados esperados, expresado en términos numéricos o financieros, de las operaciones a realizar. Los presupuestos son una representación cuantitativa de las intenciones que se incluyen en un plan, con objeto de facilitar el control de lo realizado.
Los presupuestos son la expresión en términos numéricos de los planes, al formular un presupuesto se planea, pero además, al ser aprobado y establecido, se convierte en un medio eficaz de control en las actividades de una organización.
Los más comunes son aquellos que se expresan en términos monetarios los planes de ingresos y egresos de una organización; generalmente se elaboran para un periodo determinado, siendo los más comunes los que abarcan un año. Determinan en general el origen y la aplicación de los recursos económicos de la empresa.
Los presupuestos pueden ser estratégicos, tácticos y operativos.
Sistemas de trabajo
Son el producto de la división del trabajo en una organización; son unidades funcionales que cuentan con actividades y tareas agrupadas con la asignación de los recursos necesarios para que se realicen de una manera óptima de acuerdo a lo planeado, son ejecutadas en un marco de relaciones jerárquicas predeterminadas de tal forma que no deja lugar a ninguna forma incorrecta de realizar las actividades o funciones, toda vez que son coordinadas de principio a fin.
Programas
Los programas son los planes representados en forma esquemática donde se establece la secuencia en que deberán de ser realizadas las actividades, el tiempo requerido para la consecución de cada una de estas actividades y todas las relaciones que se dan durante la realización de estas.
Por tanto, son planes que agrupan diversas actividades que han de ejecutarse para obtener un fin concreto, se caracterizan por determinar el factor tiempo en la realización de las actividades. Son importantes porque indican los avances de los planes, el inicio, desarrollo y término de las actividades en función del tiempo en su ejecución.
Los programas pueden ser estratégicos, tácticos u operativos, deben ser flexibles y estar por escrito en forma clara, sencilla y de preferencia que sea por medio de diagramas o gráficos.
